Kosakengruppierungen und Kossakenverbände haben ‐ natürlich ‐ mit fremden Mächten, politischen Größen und ihrer Obrigkeit kommuniziert. Zu diesem Zweck wurden Einzelpersonen oder auch ganze Gruppen entsandt, die entweder eigenverantwortlich im Namen der Kosaken oder ihrer Gruppierungen verhandelten oder Briefe übermittelten. Die Gesandten genossen dabei das Vertrauen derjenigen, die sie entsandt haben. Dies ist der Grund, dass in dieser Datenbank auch Gesandte & Boten erfasst wurden ‐ freilich nicht so konsequent, wie dies bei den Führungspositionen der Fall gewesen ist.

In dieser Datenbank wird zwischen Gesandten (poslannyky) und Boten (kur'jery) unterschieden. Als Gesandte wurden solche Kosaken erfasst, die meist im Rahmen einer Gruppe zu wichtigeren Verhandlungen mit fremden Mächten oder der polnischen Obrigkeit geschickt wurden. Als Kuriere wurden solche Personen erfasst, die lediglich Briefe und Nachrichten übermittelt haben, also in den meisten Fällen kein Verhandlungsvotum gehabt haben.

Gesandte und Kuriere wurden nur für die Hierarchieebenen der Heere und der Regimenter erfasst.

Anfangs beschränkte sich die Erfassung ausschließlich auf den Informationsaustausch der Heereszentrale mit fremden Mächten oder der polnischen Obrigkeit. Es gab aber auch immer einen Austausch zwischen den politischen Fraktionen der Kosaken, sei es in Aufstandszeiten zwischen Register- und Steppenkosaken oder während der Zeit der Rujina zwischen den unterschiedlichen het'man-Aspiranten. Einige Stadtbücher und Gerichtsakten, die für den Zeitraum nach 1650 veröffentlicht wurden, zeigen, dass sich auch die polkovnyky des Instruments der Boten bedienten, um ihren Willen in der Region Ausdruck verleihen zu können. Sie nahmen dann an Gerichtsverhandlungen teil oder verkündeten einfach die Meinung der Regimentsleitung.

Hinsichtlich des Gesandten-/Botenwesens wird also zwischen Absender und Empfänger unterschieden.

Mit dem Erfassen des Botenwesen ist erst spät begonnen worden. Das hierzu vorliegende Datenmaterial kann also keinen repräsentativen Anspruch erheben. Auch wurden die Informationen hierzu nur Personen bezogen erfasst; es ist das Ziel (Daten technisch bereits vorbereitet), ganze Gesandtschaften (Gruppen von Kosaken, die entsandt wurden) als gesondertes Objekt zu bündeln und darzustellen.